20～50代の社会人男女355名を対象に行ったとある調査によると、１人あたり平均1,383枚の名刺を受け取ったことがあるという結果が出ています。[注1]
社会人として名刺交換は避けては通れない道です。
名刺交換におけるマナーや手順をしっかり覚えておきましょう。
[注1]sansan：名刺総研
名刺交換の4つの手順
名刺交換は、以下4つのステップで進んでいきます。
1. 名刺を準備する
挨拶の前に、すぐに取り出せる場所に名刺入れを用意しておきます。
2. 名刺を渡す
名刺を渡す際は、片手で名刺を持ち、もう片手を添えて渡します。このとき、社名・部署名、自身のフルネームを順に名乗ります。
3. 名刺を受け取る
名刺は「頂戴します」と言って両手で受け取るのがマナーです。
4. 受け取った名刺を名刺入れの上に置く
受け取った名刺はすぐ仕舞わずに、商談中は名刺入れの上に受け取った名刺を置いておきましょう。
名刺を受け取る際に気をつけるべき3つのポイント
名刺を受け取る際の気をつけるべきポイントをご紹介します。
1. 受け取った名刺はテーブルの左上側に置く
受け取った名刺を置くときは、自分から見てテーブルの左上側に置きましょう。また、もし複数枚名刺を受け取った場合には、役職が最も高い人の名刺を名刺入れの上に置き、他は役職の高い順にテーブルの上に並べましょう。
もし役職の判断がつかない場合は、名刺を交換した順に置いていきましょう。
2. 受け取った名刺をしまうタイミングは相手に合わせる
受け取った名刺をしまうタイミングは相手に合わせましょう。上司と同行しているのであれば、上司が名刺をしまうタイミングと合わせてしまうようにしてください。
3. 相手の会社名やロゴを指で隠さない
名刺を受け取るときに、相手の会社名やロゴを指で隠すのはマナー違反です。このような受け取り方は、相手を押さえつけているように映ってしまいます。名刺を受け取るときは、必ず名刺の両端下を軽くつまむ程度にして軽く持ちましょう。
名刺を渡す際に気をつけるべき3つのポイント
名刺を受け取る際の注意点を覚えたら、次に渡す際の注意点を覚えておきましょう。
1.依頼者・訪問者から先に名刺を渡す
名刺を渡す際は、依頼者・訪問者から渡すことがマナーです。営業先に訪問したときなどは、必ず自分から渡すようにしましょう。もし先方から先に渡された場合は、「申し遅れました」と一言添えて交換してください。
2. 若手が名刺を渡すのは最後
若手が名刺を渡すのは最後、というのが名刺交換におけるルールです。もし上司と営業先に同行した場合などは、先に上司が名刺を交換し、その後に名刺を渡すようにしましょう。また営業先に複数の担当者がいた場合、上司が名刺を交換している間に人数分の名刺を用意しておくとスムーズです。
3. 相手の名刺よりも低い位置で名刺を渡す
名刺を渡すときは、相手の名刺よりも低い位置で渡すのがマナーです。あまり過剰になる必要はありませんが、相手の方に対する謙虚さを示すことができます。自然に行えるように練習をしておきましょう。
社会人なら覚えておきたい名刺交換全般におけるマナー
名刺交換には、受け取る際、渡す際のマナーに加えて、名刺交換全般におけるマナーがあります。
名刺を忘れた場合は「切らしている」と伝える
名刺を忘れてしまった場合は、必ず「名刺を切らしておりまして」と伝えてお詫びしましょう。オフィスに戻ったら、お詫びの手紙と一緒に名刺を郵送すると丁寧です。名刺は相手がどのような人かを知るうえで必要な情報です。相手を安心させるためにも、ぜひ渡せなかった名刺は郵送しましょう。
名刺交換のタイミングを逃したら最後に一声かける
打ち合わせやミーティングによっては、名刺交換のタイミングを逃してしまうこともあります。例えば、先方と同行者が先に入室し名刺交換をしていて、自分が遅れて入ったときに名刺交換が終わっていることもあるでしょう。このような場合は、打ち合わせ・会議終了後に一声かけて名刺交換をするのが適しています。
名刺交換は次のビジネスチャンスにつなげる第一歩
どのような場面であっても、名刺交換では手順やマナーを守ることを心がけましょう。しっかりとビジネスマナーに則った名刺交換をすることで、相手の心象が良くなり、次のビジネスチャンスに繋がる第一歩となります。
